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Principais desafios da logística de eventos e como lidar com eles

Postado em 19/05/2021

Para você, logística de eventos se resume à locomoção dos participantes? Pois saiba que há muito mais coisas envolvidas, desde o primeiro contato com um fornecedor até o último pagamento dos serviços prestados. As boas práticas com a logística facilitam a organização e evitam erros, aumentando a eficiência do seu evento presencial, digital e híbrido.

5 passos da logística de eventos presenciais, digitais e híbridos

  1. Planejamento

Tudo começa com um bom planejamento. Por isso, faça uma relação de todas as tarefas e ações que precisam ser executadas, determine os detalhes e selecione os responsáveis por cada etapa, estipule prazos. Com isso, fica mais fácil preparar um cronograma que respeite o orçamento. Procure prever os possíveis problemas e antecipar sua resolução com planos de ação para minimizar os imprevistos, alternativas de solução e métricas de acompanhamento.

  1. Escolha do local

Defina os critérios para escolha de qual o local ideal para o seu evento, levando em conta o formato do mesmo e o número de participantes. As condições do local são essenciais para atender as expectativas do evento e do público quanto à localização, acesso, estrutura, ambiente, etc.

  1. Segurança

É fundamental contar com serviços de apoio nos eventos, principalmente no que se refere à segurança. Ter a certeza das condições do local do evento, instalações elétricas, sinalização dos espaços, assistência médica e de ambulância, equipes de segurança, apoio e orientação, além de seguir os protocolos quanto a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

  1. Treinamento da equipe

O treinamento é importante não apenas para sua equipe, mas também aos terceirizados, mesmo que especializados nas tarefas paras as quais foram contratados. Todos precisam receber instruções claras e objetivas, para que a equipe trabalhe alinhada e garanta o bom andamento do evento.

  1. Apoio tecnológico

Todos os processos podem ser otimizados com o uso da tecnologia. No caso da logística de eventos, esse apoio envolve pontos como a fase de preparação pré-evento, relacionamento com os participantes, comunicação das equipes, gestão do projeto, etc. A tecnologia ainda permite melhorar a experiência dos participantes, que podem interagir com apps, responder pesquisas, acessar conteúdo, etc.

 

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