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Como aumentar a produtividade das reuniões de negócios?

Postado em 10/12/2020

As empresas costumam fazer muitas reuniões, certo? Tanto internamente para alinhar estratégias, quanto com parceiros e clientes para fechar negócios. O problema é quando esse tipo de encontro traz baixa produtividade e eficiência.

Pensando em ajudar a otimizar os resultados da sua empresa, preparamos uma lista com dicas importantes que melhorarão suas reuniões a partir de agora.

Dicas:

Determine o tempo e o número de participantes para cada reunião

É comum que as reuniões demorem um tempo maior do que o previsto. Por isso, é importante verificar a disponibilidade de tempo de cada participante e definir o tempo máximo para resolução de todas as questões a serem abordadas. Reuniões pequenas tendem a ser mais rápidas, em especial se tiverem apenas as pessoas essenciais para a tomada de decisões.

️Defina a pauta e os objetivos da reunião

Antes de começar a reunião, é importante que cada participante defina os temas essenciais que precisam ser abordados. Vale também determinar o tempo de discussão para cada tema, priorizando os mais urgentes para serem os primeiros. Dessa forma, se a reunião se estender mais do que o programado, assuntos de menor importância podem ser adiados para um próximo encontro.

️Faça apresentações mais simples e objetivas

É muito comum ir em uma reunião onde os participantes apresentam dados em slides e vídeo. Use estes recursos apenas se for extremamente necessário. Esse tipo de apresentação toma mais tempo e às vezes não torna a reunião eficiente. Ao contrário, pode até distrair os participantes. Seja o mais objetivo possível.

️Crie um plano para transformar as ideias em ação

Não adianta nada fazer reuniões e debater ideias se elas não saem do papel. O objetivo é que tudo o que foi discutido em um encontro possa se tornar realidade. Anote todas as ideias que foram apresentadas e defina um responsável para cada uma delas. Após a reunião, trabalhe para que essas ideias sejam implementadas. Senão, a reunião terá sido em vão.

Lembrando que é sempre importante focar no que é realmente essencial para a empresa. Desta forma, evitamos o desperdício de tempo e dinheiro de todos os envolvidos. Precisa de ajuda na gestão da área corporativa da sua empresa? Entre em contato com nossos consultores, eles podem te ajudar no que você precisar!

 

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